Chaque projet de site Web, indépendamment de son genre ou du secteur d’activité, se doit de démarrer par la mise en place d’un cahier des charges web. Pour garantir que vous êtes bien sur la même ligne que votre associé de l’agence web, il faut identifier les particularités de votre site web. Pour ce faire, une réunion détaillée est indispensable avant et pendant le déroulement du processus de design de votre nouveau site web.
Des prévisions sont à relever dès le lancement du projet. Si vous vous trouvez confronté à des dysfonctionnements au niveau de votre site web existant, vous devez absolument les repérer. En fixant les cibles que vous voulez viser en amont, vous serez sur la meilleure voie possible. Vous et votre agence web partenaire devez bien saisir le raisonnement de l’autre.
Nous vous présentons dans ce manuel les démarches à suivre pour élaborer un cahier des charges pour votre site Web. Par ailleurs, nous vous proposons plusieurs pistes pour optimiser le développement de votre cahier des charges et le rédiger clairement au profit des futurs développeurs et concepteurs.
Qu’est ce que c’est qu’un cahier des charges web ?
Le cahier des charges d’un site web est le papier à disposition de l’agence de développement web lors de la conception des projets. Il synthétise la totalité des nécessités et des missions à accomplir, les finalités et les méthodes de la création web. Le consommateur peut y inscrire, après avoir soulevé des questions ou repéré d’éventuels problèmes, qui ont été ignorés à tort ou incompris.
Un cahier des charges est conçu à la suite d’une première entrevue entre les bénéficiaires finaux et les délégués de la société chargée du projet. Il comporte tous les éléments du projet : les opérations prévues, le référent au sein de l’agence, les designers affectés aux différentes tâches, le coût, les délais de livraison du site, les contraintes techniques, etc. Plus les détails sur le déroulement du site sont détaillés, mieux c’est.
Respecter ce workflow pendant la création de votre site Web fait épargner, aux parties concernées, une perte de temps et un stress. De plus, cela minimise les risques de malentendus et d’erreurs de compréhension.
Cahier des charges web : Pourquoi est-ce nécessaire ?
Le cahier des charges web est indispensable à la concrétisation d’un futur projet de site web. a pour but de garantir :
– Améliorer la communication
Un cahier de charge est nécessaire pour informer toutes les parties prenantes de toutes les modalités du projet de création et de réalisation de sites Web. Les usagers finaux qui ont lancé l’idée originale, les designers qui rendent le site esthétique, les programmeurs qui le font travailler et les éditeurs qui rédigent le contenu ont tous besoin de connaître le déroulement du projet et les exigences du client. La formulation d’un cahier des charges implique que les renseignements sont à la portée de tous. Cela élimine les suppositions ou la répétitivité incessante des messages entre les membres du personnel.
– Améliorer le niveau de satisfaction client
Une des principales démarches du développement d’un site Web est la discussion des problématiques abordées lors de la création. Le demandeur requiert que les fonctionnalités de son site correspondent à son travail. Les designers sont amenés à mieux cerner les raisons pour lesquelles ces éléments sont considérés importants par le client. Il arrive qu’ils avancent de bien meilleures idées pour aboutir à de meilleurs résultats. Il faut alors les rendre conscients que ces alternatives prennent en compte le temps et le coût prédéfinis. Les aboutissements des différentes discussions entre le client et les designers du site sont tous indiqués dans le cahier des charges.
La version finale du site ne doit pas être remise au client sans lui avoir préalablement expliqué la raison de la modification, de la radiation ou du remplacement de certaines fonctionnalités. Une telle démarche risquerait de susciter des irritations et un mécontentement de la part du client. Le client et les graphistes sont tenus de se mettre d’accord sur tous les changements de la structure fonctionnelle.
– Améliorer la planification
Rédiger un cahier des charges web est essentiel pour planifier votre projet de construction web en fonction des spécificités pré-établies. Les constructeurs du site peuvent diviser le site en morceaux gérables en fonction du budget alloué et du calendrier prédéfini. Cela leur permet de déterminer le coût des différentes fonctionnalités et combien de temps elles prendront à se développer. L’ajout d’un plan B pour le projet est toujours conseillé lors de l’utilisation de cette méthode. Mais les clients auront l’assurance de cocher des jalons au fur et à mesure que le projet avance.
Comment rédiger un cahier des charges web ?
Un cahier des charges complet empêche un projet web de dépasser les limites en termes de temps et de dépenses. Les éléments d’un cahier des charges peuvent différer en fonction de la complexité du projet web. De toute évidence, plus le projet est complexe, plus le cahier des charges prend du temps à rédiger. Il n’y a donc probablement pas de liste de ce qu’un cahier des charges typique comprend.
L’élaboration d’un cahier des charges et la validation de tous les points qui y sont inclus peuvent prendre du temps. Mais à plus long terme, que vous êtes client ou agence web, cela vous fait gagner du temps. Et par conséquent, réduire le stress et avoir un résultat satisfaisant à toutes les parties.
Dans ce qui suit, nous décrivons une structure type d’un cahier des charges qui contient le minimum d’informations nécessaires. Il est basé sur les meilleures pratiques et recommandations de planification de projet.
Voici une bonne structure pour cahier des charges web :
– Description de l’entreprise
Commencez par introduire une brève description de votre entreprise et votre marque. Juste de quoi donner un peu de fond, sans entrer dans les détails (bref historique, taille de l’organisme, nombre d’employés, secteur d’activité, services clés, réalisations majeures, …).
– Description des objectifs
Vous devez expliquer à vos interlocuteurs les points qui conduiront aux différentes spécifications du projet. Vous avez besoin de répondre à quelques questions, comme par exemple ;
Pourquoi concevoir un site web pour votre entreprise est-il important ?
Qu’attendez vous de votre nouveau site web et que voulez-vous atteindre ? Est-il possible de mesurer les objectifs fixés ? Avez-vous déjà un site web ? Si oui, y a-t-il des problèmes avec votre site existant ?
Quoi qu’ils soient les objectifs que vous souhaitez atteindre, vous devez savoir les quantifier. Plutôt que de vous tourner vers les références de l’industrie, examinez ce que vous réalisez actuellement et réfléchissez aux améliorations que vous aimeriez voir.
– Identification du public cible
Pour atteindre les objectifs de votre marque, vous devrez savoir bien cibler vos clients à travers votre site web. Pour ce faire, vous devez commencer par déterminer vos clients cibles (clients existants, prospects, clients potentiels), les parties prenantes clés (département marketing, personnel de l’entrepôt, personnel chargé de l’exécution des commandes/administration, équipes du service client). Votre public cible peut inclure également des membres de la presse, des employés potentiels et autres. En termes simples, vous devez savoir quels segments clés cibler et les répertorier.
Maintenant, à ce niveau là, vous devez déterminer comment s’adresser à chacun de ces groupes en répondant à ces deux questions « Que veulent-ils faire sur votre site web ? Et vous, quel type d’intervention espérez-vous de leur part ?
La réponse n’est pas toujours la même. Par exemple, une catégorie cible peut se diriger vers votre site Web pour rester au courant de vos articles de blog. Cependant, vous espérez peut-être qu’ils s’inscrivent à votre newsletter pendant qu’ils sont là.
Lors de la conception de vos pages, il est vivement recommandé de considérer la priorité de vos audiences. Cela vous aidera à déterminer la conception qu’il vous faut.
– Jetez un coup d’oeil sur ce que font les concurrents
Noter ce que font les concurrents peuvent vous aider à rédiger un cahier des charges web. De plus, cela permet à l’agence partenaire de mieux comprendre votre secteur.
– Décidez la structure du site
La structure globale du site doit être parmi les éléments décris dans un cahier des charges web. Vous devez avoir un plan du site qui répertorie les pages clés de votre futur site Web. Il doit également inclure la hiérarchie entre ces pages.
– Déterminez les fonctionnalités
Vous devez savoir dès le départ ce que doit faire votre site web. S’il s’agit d’un site web statique, les pages web devront être simples. Par contre, s’il s’agit d’un site d’e-commerce, vous devez énumérer toutes fonctionnalités du site. Si vous avez des fonctionnalités personnalisées, n’hésitez pas à les citer.
– Incluez des descriptions des pages
Un cahier des charges doit inclure les descriptions des points clés qui doivent être présentés sur chaque page du site Web.
– Déterminez les exigences non fonctionnelles
Il ne s’agit pas de ce que fait le site Web, mais plutôt de ses performances.
Conseils pour réussir la rédaction d’un cahier des charges web ?
1. Prenez attention au temps
Respecter le calendrier d’exécution des tâches est un facteur clé de réussite d’un projet de construction web. Il est utile d’évaluer le temps consacré à l’ensemble du projet et déterminer le temps nécessaire pour l’achèvement de chaque tâche. Le temps nécessaire pour la rédaction du cahier des charges doit être proportionnel au budget. Le temps que vous dépensez pour l’élaboration du cahier des charges vous permet d’estimer le temps nécessaire pour la conception et le développement du site web. Ainsi, le projet pourra se dérouler de façon fluide et sans perte de temps.
2. Ne vous concentrez pas trop sur les détails
A première vue, vous n’avez pas à vous concentrer sur les détails et abandonner le nécessaire. Un projet web doit être visualisé comme un produit fini avant de se focaliser sur les spécifications détaillées. Prenez votre temps pour réfléchir aux pages les plus importantes de votre site web (leur design, leur contenu, leur nombre…). Commencez à dessiner leurs structures et à éléments de base. Créez la « squelette » de votre futur site web, tel que vous l’imaginez, pour aider l’équipe de développeurs à mieux organiser le processus de conception. Il est conseillé de fixer un objectif à long terme de l’ensemble de votre projet de conception de site web, avant de traiter les spécifications.
3. Commencez par la page d’accueil
Généralement, les visiteurs d’un nouveau site web atterrissent en premier sur la page d’accueil. Il est donc logique de commencer par déterminer les éléments nécessaires que doit comporter cette page. N’oubliez pas d’y inclure des liens vers toutes les pages importantes du site Web. Une fois cette étape est achevée, le reste du processus de travail devient beaucoup plus facile.
4. N’abandonnez pas votre ancien site
Si vous possédez déjà un site web et que vous aimeriez rafraîchir, il faut commencer par assimiler le fonctionnement de chacune des pages et rubriques de ce site existant.
Si vous avez prévu la suppression ou le remplacement de certaines sections de l’ancien site, il faut le préciser, avec détails, aux développeurs.
Il faut aussi faire attention lors de la redirection d’anciennes URL, surtout si elles sont liées à des sites web externes.
5. Ne pas laissez aucune section vide
Ne pas prendre une décision est en elle-même une mauvaise décision. Lorsque vous décidez de construire votre site web, vous devez savoir à l’avance quoi écrire dans chaque section. Ne laissez aucune section vide si vous avez l’intention de prendre une décision plus tard. Le cahier des charges doit déterminer le contenu de toutes les sections de votre site web. En tant que professionnel de développement web, n’hésitez pas à poser toutes les questions nécessaires sur les sujets qu’ils souhaitent aborder.
6. Faites attention aux détails
Lors de la rédaction d’un cahier des charges d’un site web, vous devez vous assurer que toutes les fonctionnalités recommandées sont réalisables. Le fait de devoir retourner chez le client avec des problèmes plus tard peut le laisser incroyablement déçu.
7. La simplicité fait la beauté
En tant que professionnel web, vous êtes contraint à simplifier le maximum les choses à votre client. Rares sont les personnes ayant des connaissances approfondies en HTML, JavaScript, etc. Vous devez ainsi vous assurer de simplifier autant que possible le contenu du cahier des charges pour qu’il soit compréhensible pour tous. Ainsi, vous pourrez éviter les éventuels malentendus.
Conclusion
Elaborer un cahier des charges web n’est pas nécessairement difficile. Lorsque vous avez toutes les informations dont vous avez besoin à portée de main, vous pouvez facilement le rédiger. Mais, il est toujours recommandé de demander l’avis d’un professionnel pour le faire. Il déterminera les spécifications de votre site Web et vous recommandera ce que devez exactement faire. Mais si vous ne souhaitez pas obtenir d’assistance professionnelle, suivre la structure ci-dessus est ce qui se rapproche le plus d’une structure de site Web professionnel.
